In Outlook diktieren: E-Mails mit der Stimme schreiben
Öffne eine neue E-Mail, klicke in den Nachrichtentext und wähle Nachricht → Diktieren. Sobald Outlook zuhört, kannst du deine E-Mail sprechen. Beende das Diktat und lies den Entwurf durch, bevor du ihn sendest.
Von Paraspeech · Zuletzt geprüft am
So startest du das Diktat
Die Funktion gibt es in Outlook für Windows, auf dem Mac und im Web. Öffne zuerst einen Entwurf oder eine Antwort, damit die Befehle für Nachrichten erscheinen.
- Klicke in den großen Textbereich unter dem Betreff.
- Wähle Nachricht → Diktieren. In Outlook für Mac ist auch Option + F1 als Kürzel dokumentiert.
- Warte auf die Zuhöranzeige und sprich deine Nachricht.
- Stoppe das Diktat, wenn du fertig bist.
- Korrigiere den Text und ergänze Betreff sowie Empfänger, falls sie noch fehlen.
Du brauchst ein Mikrofon und eine Internetverbindung. Für Outlook auf dem Mac nennt Microsoft außerdem einen berechtigten Microsoft-365-Zugang. Die Voraussetzungen der einzelnen Versionen stehen in Microsofts Outlook-Anleitung.
Eine kurze E-Mail diktieren
Beginne mit einer Nachricht, die du ohnehin schreiben möchtest. Zum Beispiel:
Hallo Lea, kannst du mir den Entwurf bis Donnerstag schicken? Die Zahlen fehlen noch. Bitte versende ihn deshalb noch nicht. Danke!
Lies anschließend Namen, Termin und die Bitte „noch nicht“ nach. Ergänze Absätze mit der Tastatur, wenn sie fehlen. Für eine längere E-Mail kannst du nach jedem Absatz kurz stoppen und weiterarbeiten.
Wenn Diktieren fehlt oder nicht funktioniert
Der Knopf fehlt: Öffne zuerst eine neue Nachricht und klicke in den Textbereich. Sieh danach nach, welche Outlook-Version und welches Konto du verwendest. Bei einem Firmenkonto kann die Administration klären, ob die Funktion für dich verfügbar ist.
Outlook meldet ein Mikrofonproblem: Erlaube den Zugriff für die App, die gerade aufnimmt. Auf dem Mac findest du ihn unter Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Mikrofon. Nutzt du Outlook im Web, braucht stattdessen dein Browser die Erlaubnis.
Outlook hört zu, aber schreibt nichts: Kontrolliere das ausgewählte Mikrofon, eine mögliche Stummschaltung und die Internetverbindung. Werden Wörter falsch erkannt, wähle die passende Diktatsprache und sprich möglichst ohne Hintergrundgeräusche.
Auf dem Mac kannst du auch Apples Diktierfunktion verwenden. Sie wird über dein macOS-Kürzel gestartet und ist unabhängig vom Diktieren-Knopf in Outlook.
Auf dem Smartphone: das Tastaturmikrofon nutzen
Microsoft hat die Einstellung der eigenen Diktierfunktion in Outlook Mobile ab September 2024 angekündigt. Die alte Mobile-Hilfeseite enthält diesen Hinweis über den früheren Anleitungen.
Wenn du heute auf dem Telefon eine E-Mail sprechen möchtest, tippe in den Nachrichtentext und nutze die Spracheingabe deiner Bildschirmtastatur. Das ist eine Funktion der Tastatur; du musst dafür keinen alten Outlook-Diktierknopf wiederfinden.
Ein Diktierablauf für mehrere Mac-Apps
Wenn du neben Outlook auch in Notizen, Word oder anderen Apps diktierst, kann Paraspeech einen gemeinsamen Ablauf bieten. Mit Bedienungshilfen-Zugriff fügt es Text in unterstützte bearbeitbare Felder ein. Wo das nicht klappt, kopierst du den Text und fügst ihn in die E-Mail ein.
Lass in Paraspeech Auto-Send für Outlook ausgeschaltet, wenn du deine Nachricht vor dem Senden durchlesen möchtest. Diese Option kann nach dem Einfügen Return drücken.
Die Dokumentation auf Englisch hilft dir bei der Einrichtung von Paraspeech und den benötigten Berechtigungen.
